Важнейшим условием оптимизации состава и содержания документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, создания полноценной источниковой базы, всесторонне и объективно отражающей историю развития государства и общества, является определение источников комплектования государственных архивов страны.  

Обретение Казахстаном государственности, изменения, произошедшие в общественно-политическом строе, коренные преобразования в экономической, социальной и политической сферах привели и приводят к возникновению новых видов учреждений, организаций, предприятий, общественных объединений и партий (далее организаций), в деятельности части из них создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение. Принятие Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" дает реальную правовую базу для взаимодействия государственной архивной службы и юридических лиц всех организационно-правовых форм по обеспечению документального историко-культурного наследия народа.

Основными задачами настоящих Методических рекомендаций являются определения:  

- критерий отбора источников комплектования государственных архивов всех уровней; 

- критерий распределения источников комплектования между государственными архивами всех уровней;  

- форма приема документов от источников комплектования;  

- порядок включения новых организации в Список источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов.  

Автор не рассматривает вопросы, связанные с комплектованием документами личного происхождения, так как данное направление деятельности имеет самостоятельное значение и требует отдельного научно-методического обеспечения.  

Структурно Методические рекомендации состоят: из вводной части; основной части, описывающей критерии отбора источников комплектования, распределения источников комплектования, определяющей формы приема документов, порядок включения организаций в Список источников и потенциальных источников комплектования; заключения; списка использованной литературы. В конце приводятся необходимые приложения к документу.  

Методические рекомендации могут быть использованы в практической работе государственных архивных учреждений по уточнению и ведению конкретных Списков источников и потенциальных источников комплектования, разработке адаптированных к местным условиям нормативно-методических разработок по отбору документов организаций на государственное хранение.

1.1. Под дефиницией "Определение источников комплектования государственных архивов" понимается:  

- изучение структуры и организационной основы отраслевой системы (организации); 

- анализ основных направлений деятельности отраслевой системы (организации), определение состава и содержания образующегося в ее деятельности комплекса документов;  

- определение формы приема документов от организаций, включенных в Список источников и потенциальных источников комплектования государственных архивов; 

- проведение необходимого комплекса практических мероприятий по включению организации в Список источников и потенциальных источников комплектования государственного архива.  

1.2. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы или конкретной организации, дислоцированных в зоне комплектования конкретного государственного архивного учреждения, предусматривает их выявление, определение основной миссии, целевого назначения, круга решаемых задач, возложенных функции, рамок компетенции.