В соответствии с пунктом 1 статьи 21-1 Закона Республики Казахстан от 24 марта 1998 года «О нормативных правовых актах» и статьи 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах»  ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.

2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).

3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр М. Кул-Мухаммед

1. Настоящая Инструкция о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Инструкция) разработана в целях реализации статей 9 и 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее – Закон).

2. Централизованному государственному учету подлежат все документы, которые относятся к Национальному архивному фонду Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд), независимо от формы собственности. Обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом.

3. Документы Национального архивного фонда учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

4. Основой учета документов Национального архивного фонда является единая система регистрации архивных фондов, архивных коллекций, единиц хранения, единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

5. В Инструкции используются следующие основные понятия:

1) государственный учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксации (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

2) централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда – система учета докуҒментов Национального архивного фонда в масштабе государства, основанная на сборе в уполномоченном органе по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган) сведений о количестве, составе архивных фондов, архивных коллекций и количестве единиц хранения;