В целях надлежащего оформления и обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности накопительных пенсионных фондов, приказываю: 

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке документирования,

1. Настоящая Инструкция регулирует вопросы ведения делопроизводства, устанавливает общие требования к организации учета документов и определяет сроки их хранения в ведомственных (частных) архивах накопительных пенсионных фондов (далее - фондов), их филиалов и представительств. 

2. Правовой основой для осуществления фондом мер по ведению учета и обеспечения сохранности документов являются Закон Республики Казахстан  "О Национальном архивном фонде и архивах", Закон Республики Казахстан  "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан", Закон Республики Казахстан  "О налогах и других обязательных платежах в бюджет", Указ Президента Республики Казахстан, имеющий силу Закона,  "О бухгалтерском учете" от 26 декабря 1995 г. N 2732 и иные нормативные правовые акты уполномоченных государственных органов. 

3. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности фонда, его филиалов и представительств, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующие государственные архивные учреждения. 

4. Научно-методическую, консультационную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб фондов, их филиалов и представительств осуществляют в соответствии с двухсторонними договорами соответствующие государственные архивные учреждения. 

5. Общие требования к учету, оформлению и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного Государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан. 

6. Порядок документирования деятельности юридических лиц и требования к оформлению документов установлены "Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан", утвержденными постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 30 июня 1992 г. N 562  (далее - Основные правила). 

7. В целях эффективной организации документирования и документационного обеспечения управления исполнительный орган фонда разрабатывает Инструкцию по делопроизводству, которая в обязательном порядке согласовывается с соответствующим государственным архивным учреждением. 

8. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел исполнительный орган фонда, его филиалы и представительства составляют конкретные номенклатуры дел. Конкретная номенклатура дел, являющаяся основным учетным документом при ведении делопроизводства, представляет собой систематизированный перечень наименования заводимых дел, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан. Номенклатура дел подлежит обязательному согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением. 

Конкретная номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования и утверждения в установленном порядке вводится в действие с 1 января. Действие конкретной номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре исполнительного органа фонда она пересоставляется и согласовывается заново. 

9. Мероприятия по организации оперативного хранения документов в структурных подразделениях исполнительного органа фонда, его филиалов и представительств определяются с учетом требований Основных правил и Инструкции по делопроизводству. 

10. В целях организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документированию и управлению документацией в исполнительном органе фонда, его филиалах и представительствах образуется делопроизводственная служба (канцелярия) на правах самостоятельного структурного подразделения или назначаются ответственные должностные лица. 

11. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с

2) обращения граждан по вопросам работы фонда и все документы по их рассмотрению и исполнению группировать отдельно от обращений граждан по личным вопросам;