В целях улучшения системы контроля и исполнительской дисциплины, ПРИКАЗЫВАЮ :

в Регламенте Министерства сельского хозяйства Республики Казахстан, утвержденного указанным приказом:

абзацы первый, второй и третий пункта 38 исключить;

пункты 40, 42, 43, 80, 81 исключить;

пункт 41 изложить в следующей редакции:

«41. Корреспонденция передается в Управление контроля и документационного обеспечения (канцелярия) для соответствующего оформления и незамедлительной передачи ее Руководству Министерства и другим адресатам. Срочная корреспонденция одновременно направляется руководителю подразделения, в компетенцию которого входят вопросы, затрагиваемые в поступившем документе.»;

пункт 48 изложить в следующей редакции:

«48. Аппаратные, селекторные и иные совещания по производственным вопросам проводятся Министром или Ответственным секретарем во исполнение поручения Министра по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.

Каждое совещание должно протоколироваться представителем структурного подразделения, являющегося организатором совещания (далее - организатор совещания).

Процесс организации совещания должен осуществляться в следующем порядке:

1) организатор совещания должен направить служебную записку на имя представителя руководства Министерства (в случае организации совещания с участием Министра сельского хозяйства за подписью Вице-министра или Ответственного секретаря) с обоснованием необходимости проведения совещания, предложением по постановочным вопросам и порядку проведения совещания.

Текст служебной записки должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме, не должен допускать различного толкования;

2) в случае внесения подписанной служебной записки Министру сельского хозяйства, ответственным лицом за своевременное принятие решения по определению даты и времени проведения совещания является помощник Министра сельского хозяйства. В случае внесения служебной записки Ответственному секретарю или Вице-министру, ответственным лицом за своевременное принятие решения по определению даты и времени проведения совещания является его помощник, а в случае его отсутствия - секретарь;

3) после принятия решения о времени и дате проведения совещания организатором совещания в течение одного дня (за исключением случаев проведения срочных совещаний) согласовывается с Департаментом административного обеспечения место проведения совещания и оповещаются все участники совещания с направлением им материалов совещания по электронной почте;

4) Департамент административного обеспечения по заявке организатора совещания должен обеспечить предоставление зала для проведения совещания, обеспечить наличие и работу необходимого технического оборудования (проектор, компьютер, маркерная доска и т.д.), а также наличие бумаги, карандашей и, в случае необходимости, воды, стаканов и салфеток;

5) в случае необходимости организатор совещания определяет схему рассадки участников совещания и не менее чем за один день до проведения совещания (за исключением случаев проведения срочных совещаний) предоставляет схему рассадки Департаменту административного обеспечения для организации рассадки;

6) организатор совещания ведет протоколирование совещания по форме согласно приложению к настоящему приказу;

7) не позднее пяти рабочих часов после проведения совещания организатор совещания должен направить проект протокола участникам совещания (лицам или структурным подразделениям, которым даны протокольные поручения) по электронной почте. В случае отсутствия ответа о согласовании со стороны участников совещания (лиц или структурных подразделений, которым даны протокольные поручения) в течение одного дня (с момента отправки им проекта протокола), проект протокола считается согласованным.

В случае наличия замечаний со стороны участников совещания структурное подразделение - организатор совещания должно исправить проект протокола с учетом замечаний или, в случае несогласия с представленным замечанием, приложить к проекту протокола особое мнение участника совещания;

8) организатор совещания в течение трех рабочих часов после проведения процедуры согласования проекта протокола должен внести его на подпись руководителю, председательствовавшему на совещании. На проекте протокола ставится виза руководителя структурного подразделения -организатора совещания, а также визы всех заинтересованных структурных подразделений и курирующего вице-министра.

Участники совещания обязаны исполнять данные на совещании поручения, не дожидаясь поступления подписанного протокола;

9) ответственность за своевременное подписание проекта протокола возлагается на помощника (секретаря) должностного лица, председательствовавшего на совещании;

10) после подписания проекта протокола помощник (секретарь) должностного лица, председательствовавшего на совещании, обязан в течение двух рабочих часов после подписания передать протокол в Департамент административного обеспечения;

11) Департамент административного обеспечения должен в течение одного рабочего часа после поступления подписанного протокола зарегистрировать протокол в системе электронного документооборота, в течение трех рабочих часов после регистрации обеспечить рассылку протокола структурному подразделению — организатору совещания, всем участникам совещания и ответственным должностным лицам, которым даны поручения;

12) в течение трех рабочих часов после регистрации протокола Департамент административного обеспечения должен внести данные о постановке на контроль в систему электронного документооборота;

13) в случае несвоевременного исполнения протокольного поручения, Департамент административного обеспечения в течение одного дня после наступления срока исполнения должен направить Ответственному секретарю служебную записку о наличии факта неисполнения;

14) по итогам каждой недели Департамент административного обеспечения должен направлять Ответственному секретарю служебную записку с указанием всех случаев неисполнения или несвоевременного исполнения, по итогам каждого месяца Департамент административного обеспечения должен предоставлять Министру сельского хозяйства служебную записку с приложением сводной таблицы по неисполнению или несовременному исполнению протокольных поручений и контрольных писем.».

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Ответственного секретаря Министерства сельского хозяйства Республики Казахстан Аман Евгения Иосифовича.

3. Настоящий приказ вводится в действие со дня подписания.

 
 Министр  
 
 А. Мамытбеков 
 
 

Приложение

Республики Казахстан

от 31 мая 2011 года № 09-1/298

Приложение

к Регламенту Министерства сельского

хозяйства Республики Казахстан

Форма

 
 г. Астана 
 
 «___» ______ 2011 года 
 
 
 адрес: 
 
 ___-___ часов 
 
 

Присутствовали :

Полное наименование организации, учреждения, компании :

1) должность, фамилия, инициалы ;

2) должность, фамилия, инициалы .

Полное наименование организации, учреждения, компании :

1) должность, фамилия, инициалы .

1. __________________________________________________________________________________________________________________;

2. __________________________________________________________________________________________________________________.

После обсуждения информации по вопросу № 1 повестки дня:

1. __________________________________________________________________________________________________________________;

2. __________________________________________________________________________________________________________________.

После обсуждения информации по вопросу № 2 повестки дня:

1. __________________________________________________________________________________________________________________;

2. __________________________________________________________________________________________________________________.

 
 Наименование должности председательствовавшего  
 
 Фамилия, инициалы 
 
 

Исполнитель: ______________

Телефон: __________________