1. Государственная услуга «Выдача архивных справок и/или копий архивных документов в пределах специального государственного архива Министерства внутренних дел Республики Казахстан и его территориальных подразделений» (далее – государственная услуга) оказывается Министерством внутренних дел Республики Казахстан, его территориальными подразделениями, учебными заведениями Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее – услугодатель) в соответствии со стандартом государственной услуги утвержденным приказом Министра внутренних дел Республики Казахстан от 8 апреля 2015 года № 320 «Об утверждении стандартов государственных услуг специального государственного архива Министерства внутренних дел Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11087) – (далее - Стандарт).

Прием заявления осуществляется через:

1) канцелярию услугодателя;

2) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация);

3) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее -портал).

Выдача результатов оказания государственной услуги осуществляется через канцелярию услугодателя или Государственную корпорацию.

2. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.

3. Результат оказания государственной услуги – архивная справка и/или копия архивного документа, либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.

Форма предоставления результатов оказания государственной услуги: бумажная.

В случае обращения через портал услугополучателю в «личный кабинет» направляется статус о рассмотрении запроса на государственную услугу, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги.

Государственная услуга оказывается бесплатно физическим и юридическим лицам (далее - услугополучатель).

4. Основанием для начала процедуры (действия) по оказанию государственной услуги является прием услугодателем, Государственной корпорацией или через портал документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта.

5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:

1) прием документов сотрудником канцелярии от услугополучателя путем проверки документов на соответствие пункту 9 Стандарта и регистрация заявления в течение 15 (пятнадцати) минут (в случае поступления после 17.30 часов, документы регистрируются на следующий рабочий день).

Подтверждением принятия услугодателем пакета документов при личном обращении услугополучателя является выдаваемая ему копия заявления с отметкой даты и времени приема, номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 Стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия отказ работника канцелярии в приеме заявления;

2) направление сотрудником канцелярии в течение 1 (одного) часа зарегистрированных документов руководителю услугодателя, а в случае его отсутствия лицу, исполняющему его обязанности (далее – руководитель услугодателя), для принятия решения по его исполнению;

3) передача сотрудником канцелярии в течение 1 (одного) часа документов ответственному исполнителю;

4) на основании резолюции руководителя услугодателя, выявление ответственным исполнителем необходимых сведений по теме запроса и подготовка на их основе архивной справки и/или копии архивных документов, в случае отсутствия сведений, мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги в течение 8 (восьми) календарных дней;

5) подписание результата оказания государственной услуги в течение 2 (двух) часов;

6) регистрация и отправка сотрудником канцелярии результата оказания государственной услуги в течение 2 (двух) часов услугополучателю или в Государственную корпорацию через курьера, либо почтовой связью, не позднее чем за сутки до истечения срока оказания государственной услуги, установленного Стандартом;

7) при поступлении запроса через портал услугополучателю в «личный кабинет» направляется статус о рассмотрении запроса на государственную услугу, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги.

6. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):

1) зарегистрированное заявление услугополучателя;

2) резолюция руководителя услугодателя;

3) передача запроса ответственному исполнителю, выявление документов по теме запроса;

4) проект архивной справки, подготовка копии выявленных архивных документов, проект мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги;

5) подписанная архивная справка, заверенные копии архивных документов, подписанный мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги;

6) зарегистрированная архивная справка, зарегистрированные заверенные копии архивных документов, зарегистрированный мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги;

7) отправка результата оказания государственной услуги по назначению.

7. Перечень структурных подразделений (работников) услугодателя, которые участвуют в процессе оказания государственной услуги:

1) сотрудник канцелярии;

2) руководитель услугодателя, руководитель соответствующего структурного подразделения услугодателя;

3) ответственный исполнитель.

8. Описание последовательности процедур (действий) между структурными подразделениями (работниками) с указанием длительности каждой процедуры (действия):

1) сотрудник канцелярии в течение 15 (пятнадцати) минут принимает документы от услугополучателя путем проверки на соответствие пункту 9 Стандарта и регистрирует заявление (в случае поступления документов после 17.30 часов, заявление регистрируется на следующий рабочий день).

Подтверждением принятия услугодателем пакета документов при личном обращении услугополучателя является выдаваемая ему копия заявления с отметкой даты и времени приема, номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы.

В случаях представления услугополучателем неполного пакета документов, предусмотренных пунктом 9 стандарта, и (или) документов с истекшим сроком действия работник канцелярии отказывает в приеме заявления;

2) сотрудник канцелярии в течение 1 (одного) часа направляет документы руководителю услугодателя, для принятия решения по его исполнению;

3) сотрудник канцелярии в течение 1 (одного) часа передает рассмотренные документы ответственному исполнителю;

4) ответственный исполнитель изучает научно-справочный аппарат и учетные данные о наличии документов по теме запроса. При наличии документов, выявляет их для подготовки архивной справки и в течение 8 (восьми) календарных дней готовит архивную справку и/или копирует выявленные архивные документы, в случае отсутствия сведений готовит мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги;

5) руководитель соответствующего структурного подразделения услугодателя в течение 1 (одного) часа визирует результат оказания государственной услуги;

6) руководитель услугодателя в течение 1 (одного) часа подписывает результат оказания государственной услуги;

7) сотрудник канцелярии регистрирует и отправляет результат оказания государственной услуги в течение 2 (двух) часов услугополучателю или в Государственную корпорацию через курьера, либо почтовой связью, не позднее чем за сутки до истечения срока оказания государственной услуги, установленного Стандартом;

8) при поступлении запроса через портал услугополучателю в «личный кабинет» направляется статус о рассмотрении запроса на государственную услугу, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги.

9. Описание порядка обращения в Государственную корпорацию, длительность обработки запроса услугополучателя:

1) для получения государственной услуги услугополучатель обращается в Государственную корпорацию в порядке электронной очереди без ускоренного обслуживания. При необходимости услугополучатель имеет возможность бронирования электронной очереди посредством портала;

2) процесс 1 – ввод работником Государственной корпорации в автоматизированное рабочее место информационной системы Государственной корпорации логина и пароля (процесс авторизации) для оказания государственной услуги в течение 5 (пяти) минут;

3) процесс 2 – выбор работником Государственной корпорации государственной услуги, вывод на экран формы запроса для оказания государственной услуги и ввод оператором Государственной корпорации данных услугополучателя, а также данных по доверенности представителя услугополучателя (при нотариально засвидетельствованной доверенности, при ином удостоверении доверенности – данные доверенности не заполняются) в течение 5 (пяти) минут;

4) процесс 3 – направление запроса через шлюз «электронного правительства» в государственную базу данных «Физические лица» (далее – ГБД ФЛ) либо государственную базу данных «Юридические лица» (далее – ГБД ЮЛ) о данных услугополучателя, а также в единую нотариальную информационную систему (далее – ЕНИС) – о данных доверенности представителя услугополучателя в течение 2 (двух) минут;

5) условие 1 – проверка наличия данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ и данных доверенности в ЕНИС в течение 1 (одной) минуты;

6) процесс 4 – формирование сообщения о невозможности получения данных в связи с отсутствием данных услугополучателя в ГБД ФЛ/ГБД ЮЛ и данных доверенности в ЕНИС в течение 2 (двух) минут;

7) процесс 5 – заполнение работником Государственной корпорации формы запроса в части отметки о наличии документов в бумажной форме и сканирование документов, предоставленных услугополучателем, прикрепление их к форме запроса и удостоверение посредством электронной цифровой подписи заполненной формы (введенных данных) запроса на оказание государственной услуги;

8) условие 2 – проверка работником Государственной корпорации документов на соответствие пункту 9 стандарта;

9) процесс 6 – формирование сообщения об отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в документах услугополучателя;

10) процесс 7 – направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) электронной цифровой подписью работника Государственной корпорации, через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место государственного органа в течение 2 (двух) минут либо направление документов услугодателю в бумажном виде через курьерскую связь;

11) процесс 8 – регистрация электронного документа в автоматизированном рабочем месте услугодателя;

12) процесс 9 – осуществление процедур (действий), предусмотренных подпунктами 2)-6) пункта 5 настоящего регламента;

13) процесс 10 – получение услугополучателем через Государственную корпорацию результата оказания государственной услуги.

День сдачи документов в Государственную корпорацию не входит в срок оказания государственной услуги.

10. Описание процесса получения результата оказания государственной услуги через Государственную корпорацию, его длительность:

получение услугополучателем архивной справки и/или копии архивных документов, мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги производится через работника Государственной корпорации в течение 20 (двадцати) минут.

В Государственной корпорации выдача результата оказания государственной услуги осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении удостоверения личности услугополучателя.

Государственная корпорация обеспечивает хранение результата оказания государственной услуги в течение 1 (одного) месяца, после чего передает его услугодателю для дальнейшего хранения в течении 5 (пяти) лет. При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение 1 (одного) рабочего дня направляет результат оказания государственной услуги в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.

11. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал:

1) процесс 1 – услугополучатель осуществляет авторизацию на портале с помощью индивидуального идентификационного номера (далее – ИИН) либо бизнес идентификационного номера (далее – БИН), а также электронной цифровой подписью либо одноразового пароля, в случае отсутствия регистрации необходимо пройти процедуру регистрации в течение 2 (двух) минут;

2) условие 1 – проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателе через логин (ИИН/БИН) и пароль в течение 2 (двух) минут;

3) процесс 2 – формирование порталом сообщения о мотивированном отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя в течение 2 (двух) минут;

4) процесс 3 – выбор услугополучателем государственной услуги, вывод на экран формы запроса для оказания государственной услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых документов в электронном виде, указанных в пункте 9 стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи для удостоверения (подписания) запроса в течение 15 (пятнадцати) минут;

5) условие 2 – проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН, указанным в запросе, и ИИН/БИН, указанным в регистрационном свидетельстве электронной цифровой подписи) в течение 2 (двух) минут;

6) процесс 4 – формирование сообщения о мотивированном отказе в запрашиваемой государственной услуге в связи с не подтверждением подлинности электронной цифровой подписи услугополучателя в течение 2 (двух) минут;

7) процесс 5 – удостоверение (подписание) запроса для оказания государственной услуги посредством электронной цифровой подписи услугополучателя либо одноразового пароля и направление электронного документа (запроса) через шлюз «электронного правительства» в автоматизированное рабочее место услугодателя для обработки услугодателем в течение 7 (семи) минут;

8) процесс 6 – регистрация электронного документа в автоматизированном рабочем месте услугодателя в течение 2 (двух) минут;

9) условие 3 – проверка услугодателем поступивших документов на соответствие пункту 9 стандарта в течение 15 (пятнадцати) минут;

10) процесс 7 – формирование сообщения об отказе в оказании государственной услуги в случае не соответствия документов пункту 9 стандарта в течение 2 (двух) минут;

11) процесс 8 – осуществление процедур (действий), предусмотренных подпунктами 2)-6) пункта 5 настоящего регламента;

12) процесс 9 – получение услугополучателем статуса о рассмотрении запроса на государственную услугу, а также уведомление с указанием даты, времени и места получения результата оказания государственной услуги, сформированной автоматизированным рабочим местом услугодателя, удостоверенного электронной цифровой подписью уполномоченного лица услугодателя.

Пошаговые действия и решения при обращении услугополучателя через портал приведены в диаграмме № 1 функционального взаимодействия при оказании государственной услуги через портал согласно приложению 1 к настоящему регламенту.

12. Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) Государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражены в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 2 к настоящему регламенту.

13. Справочник бизнес-процессов оказания государственной услуги размещается на интернет-ресурсе услугодателя.

*СФЕ – структурно-функциональная единица: взаимодействие структурных подразделений (работников) услугодателя, Государственной корпорации, портала