1. Настоящие Правила ведения личных дел, содержащих персональные данные сотрудника органов финансовой полиции Республики Казахстан (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 7 статьи 42 Закона Республики Казахстан «О правоохранительной службе» от 6 января 2011 года № 380-IV и определяют порядок формирования и ведения личных дел сотрудников органов финансовой полиции (далее – ОФП), их учета, хранения и выдачи. 

2. При поступлении кандидата на службу в ОФП или организации образования ОФП, кадровыми подразделениями формируется личное дело, в которое приобщаются все материалы изучения и в дальнейшем сведения о служебной деятельности и стаже правоохранительной службе. 

3. Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника ОФП, относятся в соответствии с законодательством Республики Казахстан к государственным секретам. 

4. Личные дела оформляются и ведутся кадровыми подразделениями ОФП на всех лиц рядового и начальствующего состава, состоящих на службе в ОФП. 

5. Личное дело является основным документом, в котором сосредотачиваются все персональные данные и материалы, характеризующие служебную, профессиональную и общественную деятельность сотрудников ОФП. 

6. В личном деле отражаются прежняя трудовая деятельность, прохождение службы в Вооруженных Силах, войсках, специальных государственных и правоохранительных органах, данные биографического и социального характера, результаты изучения, специальной проверки и другие сведения. 

7. Материалы личного дела могут быть использованы для решения вопросов о служебном использовании сотрудника, представлении к присвоению очередных специальных званий, награждении и поощрении, повышении категорий служащим, для исчисления стажа службы для определения размера должностного оклада, трудового стажа, расчета выслуги лет для назначения пенсии и проведения других необходимых кадровых процедур. 

8. Личное дело выступает как информационная модель сотрудника, и используется не только в качестве учетного документа, содержащего точные и подробные биографические данные и сведения, характеризующие его деловые и личные качества, служебную и трудовую деятельность, но и в качестве хранилища документов, юридически подтверждающих эти сведения (характеристики, служебные аттестации, присяга, представления и другие материалы). 

9. Все материалы личного дела аккуратно подшиваются в соответствующие части на прочную нить, не допускающую выпадения документов. Не допускается использование клея, скотча, степлеров и других устройств, предназначенных для скрепления документов.

10. Личное дело является документом персонального учета кадров ОФП и состоит из пяти частей. 

В первой части хранятся:

1) послужной список; 

2) заключения комиссии по определению стажа службы; 

3) заключения о подтверждении отдельных периодов службы. 

Во второй части хранятся:

1) аттестационные листы;