Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32.

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.

2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр Б. Имашев

«СОГЛАСОВАН» 
Министр культуры и информации 
Республики Казахстан 
________________ Д. Мынбай 
01 февраля 2012 год

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее - Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее - частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее - государственный нотариус).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправление документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) ведения реестра регистрации нотариальных действий,  регистрации нотариальных действий;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и бланков нотариуса;

11) формирования и оформления наследственных дел. Учета завещаний.

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов в частный нотариальный архив.

6. При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.

7. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса или увольнении, нахождения в отпуске государственного нотариуса Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске).

При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.

8. В случае остановки работы ЕНИС частный нотариус составляет акт о невозможности работы ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Частный нотариус после устранения причин остановки работы ЕНИС, переносит записи, произведенные в реестре регистрации нотариальных действий, в электронный реестр ЕНИС не позднее двадцати четырех часов с момента восстановления работы ЕНИС.

9. Использование частным и государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

10. Учет создаваемых и получаемых документов, группировка документов в дела, определение сроков их хранения частным и государственным нотариусом регулируются номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

11. Документы оформляются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570.

Условия для обеспечения сохранности документов осуществляются в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.

12. Регистрации подлежат все поступающие документы.

13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:

журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.