О Национальном архивном фонде и архивах Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1

1) архивное дело - сфера деятельности физических и юридических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией их хранения и использования;

2) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;

3) архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей;

4) архивные фонды - совокупность документов, исторически или логически связанных между собой;

5) архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;

6) ведомственный архив - учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав;

7) государственный архив – государственное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда;

8) Государственный страховой фонд копий документов - совокупность страховых копий документов Национального архивного фонда, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате;

9) документ - зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;

10) Подпункт исключен (см. сноску)

11) Национальный архивный фонд - совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, признанных в установленном законом порядке национальной ценностью;

12) официальный документ - документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

13) уполномоченный орган - центральный государственный орган управления архивами и документацией;

14) частный архив - учреждение или структурное подразделение негосударственного юридического лица, осуществляющее собирание, хранение, использование документов Национального архивного фонда, а также документов, не вошедших в его состав, или архив физического лица, возникший в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов;

15) специальный государственный архив - архивное учреждение или подразделение специального государственного органа Республики Казахстан.

16) документы по личному составу - комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение;

17) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования.

1. Национальный архивный фонд Республики Казахстан (далее - Национальный архивный фонд) является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.

1. В состав Национального архивного фонда входят:

3) электронные информационные ресурсы, машиноориентированная и аудиовизуальная документация;

7) страховые копии документов.

2. Порядок отнесения документов к составу Национального архивного фонда, учет и организация их хранения устанавливаются настоящим Законом и положениями о Национальном архивном фонде, Государственном страховом фонде копий документов, утверждаемыми Правительством Республики Казахстан.

1. Основой формирования Национального архивного фонда являются документы центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, государственных архивов городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственных архивов областей, городов, районов и их филиалов, специальных государственных архивов, библиотек, музеев.

2. Источниками пополнения Национального архивного фонда являются:

1) ведомственные архивы Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и местных представительных органов, Конституционного Совета, Правительства центральных и местных исполнительных органов, судов, органов прокуратуры, других государственных юридических лиц Республики Казахстан, в том числе находящихся за рубежом;

3. Национальный архивный фонд может пополняться также путем дарения, завещания, покупки архивных документов, находящихся в собственности физических и негосударственных юридических лиц Республики Казахстан, а также других государств.

1. Отнесение документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установление источников его формирования и пополнения, а также исключение их из состава Национального архивного фонда производятся на основании государственной экспертизы ценности документов. Критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

2. Государственная экспертиза ценности документов проводится Центральной экспертно-проверочной комиссией, образуемой уполномоченным органом, и (или) экспертно-проверочными комиссиями, образуемыми местными исполнительными органами областей ( города республиканского значения, столицы).

3. На основании заключения экспертно-проверочной комиссии уполномоченный орган:

1) утверждает списки источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, согласованные с соответствующими исполнительными органами;

2) принимает решения об отнесении документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, а также об их исключении из его состава. Исключение из состава Национального архивного фонда по политическим и идеологическим соображениям запрещается.

4. Не допускается уничтожение документов организаций-источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, находящихся:

1) в республиканской собственности, без согласования с уполномоченным органом;

2) в коммунальной собственности, без согласования с местным исполнительным органом области ( города республиканского значения, столицы).

3) в частной собственности, без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области ( города республиканского значения, столицы), в зависимости от места нахождения архива.

2. К документам, находящимся в государственной собственности, относятся:

1) документы, находящиеся в республиканской собственности, хранящиеся в центральных государственных архивах Республики Казахстан и их филиалах, в том числе созданные до 1917 года, специальных государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, Государственный страховой фонд копий документов, документы, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности Президента, Парламента, Правительства, центральных исполнительных органов, Верховного Суда, Генеральной прокуратуры, Национального Банка Республики Казахстан и других государственных республиканских юридических лиц;

2) документы, находящиеся в коммунальной собственности, хранящиеся в областных ( города республиканского значения, столицы), городских, районных государственных архивах и их филиалах, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности органов местного государственного управления и самоуправления, судов, прокуратуры, коммунальных предприятий и других государственных юридических лиц.

3. К частной собственности относятся документы физических, негосударственных юридических лиц и их объединений, образовавшиеся в результате их деятельности или собирания (приобретения).

4. Уполномоченный орган наделяется правом владения и пользования документами Национального архивного фонда, находящимися в государственной собственности, в пределах, установленных законодательством Республики Казахстан.

5. Архивный документ может быть изъят без согласия собственника только на основании решения суда. При изъятии подлинников архивных документов для судебно-следственных действий собственнику документов оставляются их дубликаты или копии. По окончании судебного (следственного) процесса подлинники документов возвращаются собственникам.

3. При реорганизации юридических лиц документы Национального архивного фонда и по личному составу передаются в обработанном виде правопреемникам.

4. При ликвидации юридических лиц решение о месте дальнейшего хранения документов Национального архивного фонда и по личному составу принимается ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим по согласованию с уполномоченным органом.

2. Юридические лица, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда, ведут учет данных о составе документов в порядке, установленном уполномоченным органом, и представляют эти данные в местный исполнительный орган области ( города республиканского значения, столицы).

1. Уполномоченный орган ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.

2. Уполномоченный орган обязан обеспечивать доступность и использование информации Свода (Каталога) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда для удовлетворения запросов государственных органов, физических и юридических лиц, за исключением случаев, предусмотренных статьей 16 настоящего Закона.

1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, проходят стадию временного хранения в ведомственных архивах, затем передаются соответствующим государственным архивам Республики Казахстан и их филиалам, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов Национального архивного фонда.

2. Сеть государственных архивов и их филиалов, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда, утверждается Правительством Республики Казахстан или областными ( города республиканского значения, столицы) исполнительными органами.

3. Для накопления, хранения и использования документов Национального архивного фонда физическими и юридическими лицами создаются ведомственные и частные архивы.

4. Обязательства по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, фиксируются в договорах, подписываемых их собственниками и уполномоченным органом.

6. Пункт исключен (см. сноску)

1. Собственники документов Национального архивного фонда обязаны обеспечить сохранность и создание страховых копий документов.

2. Документы Национального архивного фонда (находящиеся в государственной собственности), а также здания, помещения и оборудование государственных архивов и их филиалов не подлежат отчуждению.

3. Архивные фонды, архивные коллекции, их части могут быть отнесены в установленном законодательством порядке к объектам историко-культурного наследия Республики Казахстан и включены в списки памятников истории и культуры.

1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

1-1. Обработка и передача документов Национального архивного фонда производятся за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в архивы, в соответствии с правилами, утвержденными уполномоченным органом.

2. Пункт исключен (см. сноску)

3. Передача документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, на постоянное хранение в другие государства производится в исключительных случаях по решению Правительства Республики Казахстан уполномоченным органом.

1. Пункт исключен (см. сноску)

2. Порядок использования документов Национального архивного фонда, хранящихся в ведомственных и частных архивах, определяется физическими и юридическими лицами по согласованию с уполномоченным органом.

4. Физические и юридические лица Республики Казахстан имеют право бесплатно пользоваться документами Национального архивного фонда, хранящимися в государственных и ведомственных архивах и их филиалах открытыми для использования. Ограничения использования документов отдельным категориям физических и юридических лиц устанавливаются статьей 16 настоящего Закона.

5. Государственные, ведомственные и частные архивы обязаны выдавать физическим и юридическим лицам на основе документов архивные справки, необходимые им для защиты прав и законных интересов. Физические и юридические лица имеют право на получение заверенных копий и архивных выписок из архивного документа. Копии и выписки, выданные государственными архивами и их филиалами, ведомственными и частными архивами, являются официальными документами, имеющими юридическую силу подлинников.

Пункт 5 изменен Законом РК от 10.11.2001 г. № 256-II (см. редакцию от 22.12.1998 г.)

2. Запрещается пользование документами несовершеннолетними, а также лицами, признанными судом недееспособными или ограниченно дееспособными.

1. Государственные и ведомственные архивы, содержащиеся за счет бюджетных средств, вправе реализовывать товары (работы, услуги), не относящиеся к их основной деятельности, плата за которые не носит обязательного характера и определяется по соглашению с физическими и юридическими лицами.

Пункт 1 изменен в соответствии с Законом РК от 10.11.2001 г. № 256-II (см. редакцию от 22.12.1998 г.)
Пункт 1 изменен в соответствии с Законом РК от 20.12.2004 г. № 13-III (см. редакцию от 08.05.2003 г.) (изменение вводится в действие с 01.01.2005 г.)
Пункт 1 изложен в новой редакции Закона РК от 05.07.2006 г. № 165-III (см. редакцию от 31.01.2006 г.)  (изменение вводится в действие с 01.01.2008 г.)
Пункт 1 изменен в соответствии с Законом РК от 08.05.2007 г. № 247-III (см. редакцию от 05.07.2006 г.)

1. К вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого Правительством Республики Казахстан, относятся:

1) утверждение правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами;

2) утверждение типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;

3) утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения;

4) утверждение правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами;

5) выполнение иных функций, возложенных на него Конституцией, законами Республики Казахстан и актами Президента Республики Казахстан.

2. К вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом, относятся:

1) реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании;

2) утверждение правил издания документов Национального архивного фонда;

3) утверждение положений о Центральной экспертно-проверочной комиссии и экспертно-проверочных комиссиях центральных государственных и специальных государственных архивов;

4) разработка проектов и реализация программ развития архивного дела и ведения документации в Республике Казахстан;

5) разработка и утверждение форм ведомственной отчетности, проверочных листов, критериев оценки степени риска, ежегодных планов проверок в соответствии с Законом Республики Казахстан "О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан";

6) апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан;

7) создание информационной сети и базы данных по документам Национального архивного фонда;

8) создание оптимальных условий для деятельности государственных архивов;

9) организация разработки и внедрения автоматизированных архивных технологий;

10) организация издания документов Национального архивного фонда, а также использование документов для удовлетворения запросов государства, общества и граждан;

14) развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения, документоведения и вспомогательных исторических дисциплин, использование достижений научно-технического прогресса;

16) межотраслевое организационно-методическое руководство вопросами делопроизводства и контроль за состоянием делопроизводства и хранением документов;

17) контроль в области архивного дела на предмет соблюдения требований настоящего Закона, постановлений Правительства Республики Казахстан;

3. К вопросам государственного регулирования отношений и управления архивным делом, осуществляемых местным исполнительным органом области, города республиканского значения и столицы, относятся:

1) реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании на территории области, города республиканского значения и столицы;

5) реализация региональных программ развития архивного дела и ведения документации на территории области, города республиканского значения и столицы;

8) организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства, хранением документов в организациях – источниках пополнения Национального архивного фонда, расположенных на территории области, города республиканского значения и столицы;

1. Государственный контроль за сохранностью документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда и хранящихся в частных архивах, осуществляется в форме проверки и иных формах.

2. Проверка осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан "О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан". Иные формы, государственного контроля осуществляются в соответствии с настоящим Законом.

1. Государственное управление архивным делом осуществляется уполномоченным органом и местными исполнительными органами областей ( города республиканского значения, столицы).

2. Указания уполномоченного органа обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами.

3. Пункт исключен (см. сноску)

1) уполномоченный орган, местные исполнительные органы областей ( города республиканского значения, столицы);

2) архивные учреждения: центральные государственные архивы Республики Казахстан, центральные государственные архивы городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы.

1. В целях обеспечения национальной безопасности в Министерстве обороны Республики Казахстан, Комитете национальной безопасности Республики Казахстан, уполномоченном органе в сфере внешней разведки, Министерстве внутренних дел Республики Казахстан, Службе охраны Президента Республики Казахстан и Агентстве Республики Казахстан по борьбе с экономической и коррупционной преступностью (финансовой полиции) могут создаваться специальные государственные архивы.

2. Создание специальных государственных архивов в специальных государственных органах Республики Казахстан осуществляется актом Президента Республики Казахстан.

3. Государственные органы Республики Казахстан, в которых в установленном настоящим Законом порядке созданы специальные государственные архивы, наделяются правом собирания (приобретения), постоянного хранения и использования архивных документов, относящихся к их деятельности.

1. Физические и юридические лица, виновные в нарушении законодательства по архивному делу, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.