Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан Приказ Министерства юстиции Республики Казахстан от 16 июля 1998 года N 83

В соответствии со статьей 32 Закона Республики Казахстан "О нотариате"  от 14 июля 1997 года приказываю: 

1. Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан. 

2. Начальникам территориальных органов юстиции: 

- организовать изучение Инструкции всеми нотариусами и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности по ведению делопроизводства; 

- в срок до 01.09.98 г. привести в соответствие с требованиями настоящей Инструкции книги, журналы, бланки, регистрационные штампы и обеспечить ими все государственные нотариальные конторы. 

3. В связи с введением в действие настоящей Инструкции, считать

утратившей силу Инструкцию "По делопроизводству в государственных 
нотариальных конторах", утвержденную приказом Министра юстиции Казахской 
ССР N 3 от 03.03.1976 г.
     4. Признать утратившим силу п.2 Приказа N 61 от 25.05.98 г. "Об 
утверждении эскиза и временного положения о печати частного нотариуса".
     5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на 
Департамент организации юридических услуг.
     Министр
 
       
                             Инструкция
                 по нотариальному делопроизводству
                       в Республике Казахстан
                 
                        1. Общие положения
     

1. Настоящая инструкция по нотариальному делопроизводству (далее - Инструкция) составлена с учетом Основных правил и требований ГОСТ 6.38-72 на организационно-распорядительную документацию и устанавливает единый порядок ведения делопроизводства в нотариате. 

2. В соответствии со статьей 4 Закона "О языках в Республике Казахстан"  нотариальное делопроизводство ведется на государственном и русском языках. 

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. 

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива в государственной нотариальной конторе возлагается приказом начальника территориального органа юстиции на одного из нотариусов государственной нотариальной конторы. 

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, несет сам нотариус. 

4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При сложении полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата обязаны принять меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий государственный архив (статья 12 пункт 3 Закона "О нотариате"). 

             2. Подготовка служебных документов 

5. Удостоверение нотариальных сделок, выдача свидетельств и свидетельствование других документов, а также удостоверительные надписи к ним, должны быть написаны с соблюдением требований Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами" , утвержденной Министром юстиции 28 июля 1998 года за N 539, и с учетом основных правил и требований ГОСТ 6.38-72. 

6. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от нотариуса, следует указывать наименование государственной нотариальной конторы или фамилию, имя, отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и нотариальный округ, по которому нотариусом осуществляется нотариальная деятельность. Наименование вида документа (протокол, постановление, доверенность) печатается прописными буквами и указывается заголовок документа. 

7. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297мм), независимо от его назначения. Заголовок формируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. 

Заголовок не указывается на извещениях и телефонограммах. 

8. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие реквизиты: 

документ адресуется организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу; 

наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже; 

при направлении документа должностному лицу указывается наименование организации в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном; 

почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. 

9. Датирование документов производится двумя способами: 

путем написания числа, месяца и года цифрами, а название месяца прописью, например: 27 января 1998г.; 

тремя парами арабских цифр, например: 27.01.98 г. Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется "0", например: 02.02.98 г. 

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа. 

10. Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны. 

В состав подписи документа должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, например, "нотариус (подпись) О.О. Омарова". 

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). 

11. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. 

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. 

12. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса. 

13. Документы, состоящие из двух и более листов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. 

     3. Прием, регистрация и отправление документов 

14. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой. 

Не регистрируется и не вскрываются конверты с грифом "лично", поздравительные открытки и другие подобные документы. Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа, или адрес отправителя. 

15. При приеме поступивших документов прежде всего отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности. 

В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю. 

16. Для учета документов и контроля за их исполнением нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы: 

журнал входящей корреспонденции (приложение N 1) 

журнал исходящей корреспонденции (приложение N 2) 

Документы, поступающие к нотариусу проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции. 

На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации (приложение N 3), который соответствует порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ будет подшиваться. 

17. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещения отчуждения недвижимости, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимость, поступившие по почте,регистрируются в журнале входящей корреспонденции и проходят регистрацию в порядке, установленном Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий". 

18. Нотариус регистрирует в книге учета ценностей, описанное

наследственное имущество, с указанием отдельных предметов наследственного 
имущества, переданных на хранение банку (иному хранителю) (приложение N 4).
     19. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей 
корреспонденции.
     На документе проставляется регистрационный номер, который 
соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а 
также номер наряда, в котором будет храниться его копия.
     20. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочным.
                 4. Контроль за исполнением документов
    
     21. Контроль за сроками и качеством исполнения документов 
осуществляет нотариус, возглавляющий государственную нотариальную контору 
или нотариус, занимающийся частной практикой.
                  5. Составление номенклатуры дел
    

22. Документы государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу.