Кейбiр нұсқаулықтарды бекiту туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы N 168 Қаулысы

Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

1. Қоса берiлiп отырған:

1-тармақ өзгертілді ҚР Үкіметінің 28.06.2005 жылғы № 643 Қаулысымен (14.04.2005 ж. редакцияны қараңыз)
1-тармақ өзгертілді ҚР Үкіметінің 14.05.2007 жылғы № 382 Қаулысымен (28.06.2005 ж. редакцияны қараңыз)

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнде iс жүргізу жөніндегі нұсқаулық; 

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнде есептеу техникасы құралдарын қолдану арқылы iс жүргізу жөніндегі нұсқаулық; 

Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау және олардың орындалуын бақылау тәртібi туралы нұсқаулық бекiтiлсiн.

1-1. Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнде iс жүргізу жөніндегі уақытша нұсқаулық Қазақстан Республикасының Инвестициялар және даму, Ақпарат және коммуникациялар, Қаржы министрліктерінде және Астана қаласының әкімдігінде қағазсыз құжат айналымын енгізу жөніндегі пилоттық жобаны жүргізу кезеңінде Үкімет қаулыларының жобалары бойынша Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнде құжаттармен жұмыс істеу тәртібін айқындайды деп белгіленсін.

Осы Қаулы 1-1-тармақпен толықтырылды ҚР Үкіметінің 10.12.2002 жылғы № 1300 Қаулысына сәйкес (өзгерту қолданысқа енгізіледі 01.01.2013 жылдан бастап)
1-1-тармақ жаңа редакцияда жазылды ҚР Үкіметінің 29.12.2017 жылғы № 943 Қаулысына сәйкес (19.08.2017 ж. редакцияны қараңыз) (өзгерту қолданысқа енгізілді 01.01.2018 жылдан бастап)

2. Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң 1998 жылғы 14 қазандағы N 195 өкiмiнiң күшi жойылды деп танылсын.

3. Осы қаулы қол қойылған күнiнен бастап бiр ай өтiсiмен күшiне енедi.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрi

1. Осы Нұсқаулық Қазақстан Республикасы Үкіметінің Регламенті мен Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі туралы ережеге сәйкес өзіне жүктелген функцияларды орындау процесінде Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінде (бұдан әрі – Кеңсе) құжаттармен жұмыс істеу тәртібін белгілейді.

2. Осы Нұсқаулықта белгіленген құжаттармен жұмыс істеу қағидалары мен тәртібі Кеңсенің барлық қызметкерлеріне қолданылады.

3. Егер осы Нұсқаулықта өзгеше белгіленбесе, осы Нұсқаулықта ішкі құжаттарды қоса алғанда, құпия емес сипаттағы, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар қызметтік ақпаратты қамтитын таратылуы шектелген құжаттарды дайындау, ресімдеу, олардың өту қағидалары айқындалады.

Қызметтік ақпаратты және/немесе «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар қызметтік ақпаратты қамтитын таратылуы шектелген құжаттарды дайындау, таныстыру және олардың өтуі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысымен бекітілген Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына және Кеңседе қолданылатын ақпараттық ресурстарды қорғау жөніндегі талаптарға сәйкес жүзеге асырылады.

Осы Нұсқаулықтың ережелері электрондық цифрлық қолтаңбаның (бұдан әрі – ЭЦҚ) жабық (құпия) кілтін және ЭЦҚ құралын (ЭЦҚ қалыптастыру мен тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын) пайдалана отырып, ЭЦҚ-мен куәландырылған және ЭЦҚ ашық кілтін  пайдалана отырып, электрондық құжаттың ЭЦҚ есептеу мен тексеруден кейін ЭЦҚ тексерудің (ЭЦҚ түпнұсқалығын растаудың (белгілеудің) оң нәтижесін белгіленген тәртіппен айқындау туралы растамасы бар электрондық құжаттармен (бұдан әрі – электрондық хат-хабар), қажет болған жағдайда қағаз жеткізгіштердегі құжаттармен (бұдан әрі – қағаз хат-хабар) жұмыс істеуді ұйымдастыруға қолданылады.

4. Осы Нұсқаулықпен:

1) Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін және сұрау салуларын қарау және олардың орындалуын бақылау тәртібі туралы нұсқаулықта белгіленетін Кеңседе жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен және сұрау салуларымен жұмыс істеу, сондай-ақ азаматтарды қабылдау;

2) Кеңседе, орталық және жергілікті атқарушы органдарда құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру жөніндегі нұсқаулықта белгіленген құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру;

3) жекелеген арнайы нұсқаулықтарда белгіленетін шифрланған құжаттық байланысты пайдалана отырып, құпия іс жүргізу мен құпия хат алмасуды жүргізу тәртібі реттелмейді.

5. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізуге, хат-хабардың (электрондық және қағаз) есепке алынуына, сақталуына, уақтылы өтуіне және орындалуына жауапкершілік олардың басшыларына жүктеледі.

6. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі – БҚҚБ) Кеңсенің жаңа қызметкерлерін осы Нұсқаулықпен және Кеңсенің қызметін регламенттейтін басқа да құжаттармен таныстырады.

7. Қазақстан Республикасы мен ТМД елдерінің органдарымен, ұйымдарымен және азаматтарымен хат жазысу мемлекеттік және/немесе орыс тілдерінде жүргізіледі, өзге шетелдік корреспонденттермен басқа да шет тілдерінде жүргізілуі мүмкін.  

8. Қағаз хат-хабары бар конверттерді ашардың алдында БҚҚБ қызметкері олардың жолдануы мен ресімделуінің дұрыстығын, орамының бүтіндігін (мөрлер болса) тексереді. Конверттерді ашқан кезде мекенжайдың жөнелтуші атауымен, пакетте көрсетілген салу нөмірінің құжаттарға қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырып тексеріледі, міндетті деректемелердің болуы мен құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.

Алынған құжаттар мен пакеттер жеткіліксіз болған немесе бүлінген, конверттердегі нөмірлер құжаттардағы нөмірлермен сәйкес келмеген жағдайда, іс жүргізу және архив секторы меңгерушісінің ЭЦҚ-сымен куәландырылатын электрондық түрде акт жасай отырып (2-қосымша), құжаттарды цифрлау (сканерлеу) жүзеге асырылады және Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) арқылы цифрланған құжатпен бірге тиістілігіне қарай жолданады. ЭҚАБЖ-дан басып шығарылған және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларында (бұдан әрі – Құжаттама жасау қағидалары) көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесі айқындалғаны туралы мөртаңбамен расталған актінің қағаз көшірмесі құжаттармен бірге жөнелтушіге жолданады.

8-тармақтың екінші бөлігі жаңа редакцияда жазылды ҚР Үкіметінің 11.04.2019 жылғы № 185 Қаулысына сәйкес (24.07.2018 ж. редакцияны қараңыз)

Дұрыс жолданбаған және ресімделмеген немесе Құжаттама жасау қағидаларында көзделген міндетті деректемелері жоқ, қате салынған құжаттар тиістілігіне қарай қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.

8-тармақтың үшінші бөлігі жаңа редакцияда жазылды ҚР Үкіметінің 11.04.2019 жылғы № 185 Қаулысына сәйкес (24.07.2018 ж. редакцияны қараңыз)

Түскен хат-хабардың конверттері жөнелтушінің тегін, атын, әкесінің атын (бар болса) және мекенжайын, құжаттардың жөнелтілген және алынған күні мен уақытын тек конверт арқылы белгілеу мүмкін болатын жағдайда ғана құжаттарға тігіледі.  

«Жеке өзіне» деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер БҚҚБ-да ашылуға тиіс.  

«Жеке өзіне» деген белгімен қабылданған құжаттар мен пакеттер (жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінен басқа) электрондық тізілімдерде есепке алынады және ашылмай, тікелей адресатқа беріледі.

9. Кеңсеге қағаз жеткізгіштерде түсетін хат-хабарды БҚҚБ күнін, уақытын және құжаттарды алған адамның тегі мен аты-жөнін көрсете отырып қабылдайды.

Қағаз хат-хабар («ҚБП» деген белгісі бар құжаттарды және қабылдануы тек қағаз жеткізгіштерде жүзеге асырылатын құжаттардан басқа) цифрлауға (сканерлеуге) және одан әрі ЭҚАБЖ-да тіркелуге тиіс.

Одан әрі жұмыс (құжатты бөлімге беру және оны орындау) тек электрондық түрде жүргізіледі, бұл ретте Кеңсеге цифрлау және тіркеу рәсімдерінен кейін түскен қағаз хат-хабардың түпнұсқалары архивке тапсырылуға тиіс.

«ҚБП» деген белгісі бар құжаттардан, сондай-ақ онымен жұмыс істеу осы Нұсқаулықтың жекелеген ережелерімен реттелетін хат-хабардан басқа, Кеңседе қағаз хат-хабармен жұмыс істеуге жол берілмейді.

 10. Кеңсеге түсетін электрондық хат-хабарды БҚҚБ ЭЦҚ ашық кілтін және ЭЦҚ қалыптастыру мен тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (ЭЦҚ құралы) пайдалана отырып,   сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестігін растау рәсімінен өткен ЭЦҚ түпнұсқалылығын тексеру рәсімі өткізілгеннен кейін  қабылдайды.

ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық хат-хабар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының бірыңғай көлік ортасы (бұдан әрі –  БКО) және Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің ведомствоаралық құжат айналымы орталығының (бұдан әрі – ЭҚАБЖ ВҚО) сервері арқылы берілуге тиіс.

Электрондық хат-хабарды қабылдаған кезде барлық рәсімдер ЭҚАБЖ пайдаланушының нұсқаулығына сәйкес жасалады.

Шетелдік елшіліктердің ноталары мен хаттары Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігі арқылы ғана қабылданады.  

Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері және құжаттардың қағаз түпнұсқаларын ресімдеу міндеттілігі архивтер мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.  

11. Құрылымдық бөлімшелердің және Үкімет пен Кеңсе басшылығы қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне іс жүргізу және архив секторында тіркелмеген қағаз жеткізгіштердегі құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.

12. Кеңседе белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблонын пайдалана отырып жасалған (ЭЦҚ тексерудің оң нәтижесінің белгіленген тәртіппен айқындалғаны туралы растамасы бар, ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар), деректемелері толтырылған, бірінші басшының (ол болмаған кезде – бұйрық болған жағдайда оның міндетін атқаратын адамның), мемлекеттік органның аппарат басшысының өкілеттіктерін жүзеге асыратын лауазымды адамының ЭЦҚ қойылған құжаттар қабылдануға тиіс.

12-тармақтың бірінші бөлігі жаңа редакцияда жазылды ҚР Үкіметінің 18.03.2021 жылғы № 145 Қаулысына сәйкес (31.12.2020 ж. редакцияны қараңыз)(өзгерту 12.04.2021 жылдан бастап қолданысқа енгізіледі)

 Премьер-Министрдің атына жолданған, оның ішінде кадрлық мәселелер бойынша электрондық және/немесе қағаз хат-хабар бірінші басшының   ЭЦҚ-мен куәландырылғаннан кейін және/немесе қолтаңбасымен ғана жіберіледі.

Іссапарға кетуіне, еңбекке жарамсыздығына, демалыста болуына байланысты бірінші басшы болмаған жағдайда, мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін атқаратын адамның ЭЦҚ-мен куәландырылған және/немесе ол қол қойған, Премьер-Министрге жолданған электрондық және/немесе қағаз хат-хабарды енгізуге жол беріледі.

Бұл ретте бұдан бұрын мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін атқаратын адамның ЭЦҚ-мен куәландырылып және/немесе қолтаңбасымен енгізілген электрондық және/немесе қағаз хат-хабар мемлекеттік органның бірінші басшысы жұмысқа шыққан күннен бастап бір күн мерзімде қайта куәландырылып және/немесе қол қойылып, Кеңсеге қайта енгізілуге тиіс.

Үкімет пен Кеңсе басшылығының тапсырмаларын орындауға жауапты мемлекеттік органдардың хаттарына міндетті түрде ЭЦҚ-ны тексерудің оң нәтижесінің болу шартымен бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардың хаттары қоса беріледі. Құжатта күні, шығыс нөмірі, құжаттың қысқаша тақырыбы, сұрау салуға жауап беру немесе тапсырмалардың орындалуы туралы есепте (ақпаратта) Кеңсенің тіркеу нөміріне сілтеме міндетті түрде көрсетілуге тиіс.  

Бұл ретте Кеңсе күні оларды Кеңсеге жіберу немесе өткізу күнімен сәйкес келетін электрондық және қағаз хат-хабарды (электрондық құжат айналымы жүйесіне қосылмаған адресаттардан пошта арқылы түскен қағаз хат-хабардан басқа) ғана қабылдайды.

Шығыс құжатты дайындаған орындаушының тегі, аты-жөні, телефонының нөмірі, электрондық мекенжайы, Кеңсе ЭҚАБЖ сәйкестендіру нөмірі бір парақтан аспайтын электрондық құжаттың бірінші парағының немесе бір парақтан асатынның соңғы парағының төменгі сол жақ бұрышына қойылады (мысалы: С.А. Асанов, тел. 742469, Asanov.S@ukimet.kz (Кеңсе ЭҚАБЖ сәйкестендіру нөмірі), қағаз құжатта жоғарыда көрсетілген деректемелерден басқа даналар саны құжаттың бірінші парағының сырт жағына қойылады.