Об Инструкции "О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов" Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 31 декабря 1996 г. N 351.

В целях совершенствования организации оформления и хранения документов в банках Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ: 

1. Утвердить Инструкцию "О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов", согласованную с Центральным государственным архивом Республики Казахстан, и ввести ее в действие с 1 января 1997 года. 

2. Департаменту банковского надзора (Джаугаштина Б.К.) довести настоящее Постановление и Инструкцию "О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов" до областных (Главного Алматинского территориального) управлений Национального Банка Республики Казахстан и банков второго уровня. 

3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Председателя Национального Банка Республики Казахстан Сайденова А.Г. 

Председатель Нацбанка

                                     Утверждена
                                     Постановлением Правления
                                       Национального Банка
                                       Республики Казахстан
                                    от 31 декабря 1996 г. N 351

                      ИНСТРУКЦИЯ 

        "О порядке оформления и учета документов, 

      подлежащих хранению, в банках и требованиях 

           по организации хранения документов"  

#$Слова "Раздел I", "Раздел II", "Раздел III", "Раздел IV", "Раздел V" заменены соответственно словами "Глава 1", "Глава 2", "Глава 3", "Глава 4", "Глава 5";

слова по тексту Инструкции "соответствующего территориального подразделения архивной службы", "Центральным государственным архивом Республики Казахстан (Центргосархивом) и его соответствующими территориальными подразделениями", "соответствующие территориальные подразделения Центргосархива", "соответствующим территориальным подразделением Центргосархива", "территориальным подразделением архивной службы", "Центргосархива" заменены соответственно словами "соответствующего государственного архивного учреждения", "соответствующими государственными архивными учреждениями", "соответствующие государственные архивные учреждения", "соответствующим государственным архивным учреждением", "соответствующим государственным архивным учреждением", "соответствующих государственных архивных учреждений" согласно постановлению Правления Нацбанка РК от 25 декабря 1999 года N 445 . 

               Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1. Настоящая Инструкция составлена в соответствии с требованиями действующего законодательства, регулирующими вопросы документирования и обеспечения хранения документов юридическими лицами, устанавливает общие условия организации учета и оформления документов, подлежащих хранению в банках, а также обязательные сроки по хранению банками данных бухгалтерского учета и других основных документов банковской деятельности. 

2. Правовую основу для осуществления банками мер по правильному учету и сохранности документов, связанных с их финансово-хозяйственной деятельностью и отчетностью, составляют Указы Президента Республики Казахстан, имеющие силу Законов, "О Национальном Банке Республики Казахстан", "О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан", "О бухгалтерском учете" и иные законодательные акты, нормативные акты уполномоченных государственных органов, в том числе Национального Банка Республики Казахстан (далее - Национальный Банк), принятые ими в пределах своей компетенции. 

3. Особенности организации архивного документирования в системе Национального Банка, оформления и учета документов, подлежащих хранению в Национальном Банке, и сроки их хранения определяются отдельным нормативным правовым актом Национального Банка. 

4. Бухгалтерские записи, документы по учетной политике и процедурам, программы машинной обработки учетных данных хранятся банками (их филиалами и представительствами) в течение периода, установленного их внутренними документами, настоящей Инструкцией, другими специальными нормативными актами по вопросу сроков и порядка хранения документов юридических лиц. 

Первичные документы и итоговые бухгалтерские записи могут быть оформлены на бумаге или сохранены на электронных носителях. 

5. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. 

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению (передаче на государственное хранение). 

6. Экспертиза ценности документов, отбор их для хранения осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями, создаваемыми банками, с обязательным участием в их составе представителей соответствующего государственного архивного учреждения. 

7. Руководители банков и другие лица, ответственные за организацию работы по учету документов и обеспечению их сохранности, за нарушение требований действующего банковского законодательства о правильном оформлении результатов деятельности банков несут ответственность в установленном порядке. 

8. Методическое, информационное и консультационное обеспечение владельцев архивов и банков, не имеющих архивы, по вопросам организации работы по хранению документов осуществляется в установленном порядке соответствующими государственными архивными учреждениями. 

9. Общие требования к учету и оформлению документов определены Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан, утвержденными постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 30.06.1992 г. N 562. 

      Глава 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ 

         И УЧЕТУ БАНКАМИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ 

          ХРАНЕНИЮ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

10. Порядок документирования хозяйственных операций банка, включая обязательные меры по обеспечению сохранности его бухгалтерских и иных документов, установлен Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности банков в Республике Казахстан, утвержденными протокольным решением Правления Национального Банка от 16.12.1994 г. N 25, с учетом внесенных изменений и дополнений (в дальнейшем - Правила). 

11. Банк обязан обеспечить оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение своих документов. 

12. Меры по организации оперативного хранения документов определяются банком в соответствии с требованиями Правил и включают в себя обязательное установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного(ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.