Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 11 марта 2013 года № 8366.
Заголовок Настоящего Приказа изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г. Настоящий Приказ утратил силу с 19 августа 2018 года в соответствии с Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.07.2018 г. № 168
Редакция с изменениями и дополнениями по состоянию на 09.12.2016 г.
В соответствии со статьей 9 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» ПРИКАЗЫВАЮ:
Преамбула изложена в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда.
Пункт 1 изложен в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
2. Признать утратившим силу приказ председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 1240).
3. Комитету информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
Министр М. Кул-Мухаммед
Утверждена приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27
Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Настоящие Правила изложены в новой редакции Приказа Министра культуры и спорта РК от 09.12.2016 г. № 321 (см. редакцию от 06.02.2013 г.) (подлежит введению в действие по истечении 10 (десяти) календарных дней после дня его первого официального опубликования) Опубликовано в ИС "Эталонный контрольный банк НПА РК в электронном виде" от 20.01.2017 г.
Глава 1. Общие положения
1. Правила централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).
2. Обеспечение ведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда осуществляется уполномоченным органом по управлению архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).
Глава 2. Порядок централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
3. В соответствии с пунктом 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» Национальный архивный фонд состоит из следующих документов:
1) законодательных актов и других официальных документов;
2) управленческой, научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, патентно-лицензионной, картографической, геодезической, геологической, телеметрической и другой специальной документации;
3) электронных информационных ресурсов, машиноориентированной и аудиовизуальной документации;
4) документальных памятников истории и культуры;
5) документов личного происхождения и иной документации, представляющей национальную ценность;
6) иных документов, поступивших в собственность Республики Казахстан;
7) страховых копий документов.
4. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда является единой для всех организаций, осуществляющих постоянное, временное хранение документов Национального архивного фонда и осуществляется по архивным фондам, единицам хранения, представляющим собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
5. Централизованный государственный учет данных о составе документов Национального архивного фонда основывается на следующих принципах:
1) централизации;
2) унификации;
3) динамичности;
4) полноты и достоверности.
6. Для проведения централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно вместе с годовым отчетом о работе представляют в уполномоченный орган в одном экземпляре:
1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;
2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;
4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
7. Государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан осуществляется государственными и специальными государственными архивами в порядке установленными Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10127), а также ведомственными и частными архивами в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 10128).
8. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля следующего за отчетным годом на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами вносит изменения и дополнения в Центральный фондовый каталог.
9. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года вместе с годовым отчетом о работе составляют и представляют в уполномоченный орган сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
10. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля следующего за отчетным периодом на основании представленных сводных паспортов, по форме согласно приложению 5, составляет сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов по республике.
Приложение 1 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Форма
Кому представляется ________________________ (наименование получателя) Кем представляется __________________________(наименование отчитывающейся ____________________________________________ организации) Паспорт архива ______________________ на 1 января 20__ года (наименование архива)
1. Состав и объем архивных документов
|
№ п/н |
Показатели |
Количество фондов |
Количество единиц хранения |
Количество единиц хранения, принятых на временное хранение |
||||
|
в с е г о |
в том числе |
|||||||
|
внесенных в описи |
на государственном языке |
учтенных особо ценных |
|
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
1 |
Документы на бумажной основе. Всего |
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1 |
Управленческая документация |
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2 |
Документы личного происхождения |
|
|
|
|
|
|
|
|
1.3 |
Научно-техническая документация |
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4 |
Документы по личному составу |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Кинодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Фотодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Фонодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Видеодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Машиночитаемая документация |
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Микроформы на правах подлинника |
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Итого |
|
|
|
|
|
|
|
Объем единицы учета
|
№ п/н |
Показатели |
Количество единиц учета |
|
|
всего |
в том числе внесенных в описи |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
1 |
Кинодокументы |
|
|
|
2 |
Фонодокументы |
|
|
|
3 |
Видеодокументы |
|
|
|
4 |
Машиночитаемая документация |
|
|
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
|
№ п/н |
Показатели |
Количество единиц хранения |
Объем страхового фонда |
|||
|
скопированных для страхового фонда |
имеющих фонд пользования |
количество кадров негатива |
количество единиц хранения страхового фонда |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
1 |
Документы на бумажной основе. Всего |
|
|
|
|
|
|
1.1 |
Управленческая документация |
|
|
|
|
|
|
1.2 |
Документы личного происхождения |
|
|
|
|
|
|
1.3 |
Научно-техническая документация |
|
|
|
|
|
|
1.4 |
Документы по личному составу |
|
|
|
|
|
|
2 |
Кинодокументы |
|
|
|
|
|
|
3 |
Фотодокументы |
|
|
|
|
|
|
4 |
Фонодокументы |
|
|
|
|
|
|
5 |
Видеодокументы |
|
|
|
|
|
|
6 |
Машиночитаемая документация |
|
|
|
|
|
|
7 |
Микроформы на правах подлинника |
|
|
|
|
|
|
8 |
Итого |
|
|
|
|
|
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
Описи, каталоги, базы данных
|
№ п/н |
Показатели |
Количество описей (книг учета и описания) |
Закаталогизировано |
Создано баз данных о составе и содержании документов |
||||||||
|
в с е г о |
из них в полном комплекте |
Количество фондов |
Количество единиц хранения |
Количество составленных карточек |
Количество баз данных |
объем в мега байтах |
||||||
|
в с е г о |
из них включенных в каталоги |
|||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|||
|
1 |
Документы на бумажной основе. Всего |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
1.1 |
Управленческая документация |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
1.2 |
Документы личного происхождения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
1.3 |
Научно-техническая документация |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
1.4 |
Документы по личному составу |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
2 |
Кинодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
3 |
Фотодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
4 |
Фонодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
5 |
Видеодокументы |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
6 |
Машиночитаемая документация |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
7 |
Микроформы на правах подлинника |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
8 |
Итого |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Справочно-информационные издания
|
№ п/н |
Показатели |
Количество |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Изданные путеводители, краткие справочники по фондам |
|
|
2 |
Изданные справочники по административно-территориальному делению |
|
|
3 |
Изданные справочники по истории учреждений |
|
|
4 |
Изданные справочники других типов |
|
|
5 |
Всего изданных справочников |
|
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки
|
№ п/н |
Показатели |
Количество |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Книги и брошюры |
|
|
2 |
Газеты |
|
|
3 |
Журналы |
|
|
4 |
Другие виды печатной продукции |
|
5. Условия хранения документов
|
№ п/н |
Показатели |
Количество |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Здания архива |
|
|
2 |
Специальные помещения |
|
|
3 |
Приспособленные помещения |
|
|
4 |
Степень загруженности архивохранилищ (в процентах) |
|
|
5 |
Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах) |
|
|
6 |
Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах) |
|
|
7 |
Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах) |
|
|
8 |
Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах) |
|
|
9 |
Закартонировано документов (в единицах хранения) |
|
________________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя ________________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Форма
Карточка фонда
|
Дата первого поступления фонда |
Дата получения карточки фонда |
Место хранения фонда |
№ фонда/ Категория/ Форма собственности |
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
|
Крайние даты каждого названия фонда |
Название фонда |
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
|
|
|||||||
|
Объем фонда на 1 января |
Годы |
|
|
|
|
|
||
|
Количество единиц хранения/документов |
|
|
|
|
|
|||
|
В том числе неописанных единиц хранения/документов |
|
|
|
|
|
|||
|
имеющих страховые копии единиц хранения |
|
|
|
|
|
|||
Оборотная сторона карточки фонда
|
Название описи, аннотация документов |
Начало года |
Конец года |
Название описи, аннотация документов |
Начало года |
Конец года |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Прежний № ___________ фонда Примечание________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Форма
______________________________________ (наименование государственного архива, ______________________________________ музея, библиотеки)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января 20___ года
|
№ п/н |
№ фонда |
Категория |
Название фондов |
Поступило |
Выбыло |
Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года |
Примечание |
|||||
|
Название описи, аннотация документов |
Годы |
Название описи, аннотация документов |
Годы |
Внесенных в описи единиц хранения |
Не внесенных единиц хранения/ документов |
Имеющих страховые копии единиц хранения |
|
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов; выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые копии на __________ единиц хранения. На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № __ по № ___ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов _ единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____, утраченных __________ фондов, свободных номеров __________. Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Форма
Учетные сведения по фондовому каталогу
на 1 января 20___ года
|
№ п/н |
Наименование архива |
Первый и последний номера фондов по списку фондов |
Количество фондов по паспорту на 1 января |
Количество карточек в фондовом каталоге |
Количество свободных номеров фондов |
Примечание |
|||||
|
Всего |
На фонды, хранящиеся в архиве |
На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды |
На утраченные фонды |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
__________________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
Дата Место для печати
Приложение 5 к Правилам централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда
Форма
Кому представляется _______________________ (официальное наименование ___________________________________________государственного архива и его почтовый адрес) Кем представляется ________________________ (официальное наименование __________________________________________ отчитывающейся организации и его почтовый адрес) ___________________________________________ (форма собственности отчитывающейся организации)
Сводный паспорт архивов организаций – источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан
на 1 декабря 20__ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию
|
№ п/н |
Наименование показателей |
Количество |
Количество штатных работников |
Количество согласованных с архивными учреждениями |
Количество помещений для хранения документов |
Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение |
|||
|
Номенклатуры дел |
Инструкции, правила по делопроизводству |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
||
|
1 |
Государственные организации профиля комплектования государственных архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
2 |
Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
3 |
Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
4 |
Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
5 |
Объединенные ведомственные архивы |
|
|
|
|
|
|
||
2. Сведения об управленческой документации
|
№ п/н |
Наименование показателей |
Всего единиц хранения |
Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения) |
Количество документов по личному составу (в единицах хранения) |
Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения) |
||||
|
Внесенных в описи |
Хранящиеся сверх установленного срока |
Всего |
Внесенных в описи |
|
|||||
|
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения |
|
||||||||
|
Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения |
|
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
||
|
1 |
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
2 |
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
3 |
Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
4 |
Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов |
|
|
|
|
|
|
||
|
5 |
Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива |
|
|
|
|
|
|
||
3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию
|
№ п/н |
Виды организаций |
Количество помещения для хранения документов |
Количество штатных сотрудников |
Количество единиц хранения внесенных в описи |
Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении) |
Всего единиц хранения |
|
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Государственные организации |
|
|
|
|
|
|
2 |
Негосударственные организации |
|
|
|
|
|
4. Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах
|
№ п/н |
Виды организаций |
Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении |
Количество помещения для хранения документов |
Количество штатных сотрудников |
Количество единиц хранения внесенных в описи |
Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении) |
|
утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Государственные организации, хранящие кинодокументы |
|
|
|
|
|
|
2 |
Негосударственные организации, хранящие кинодокументы |
|
|
|
|
|
|
3 |
Государственные организации, хранящие фотодокументы |
|
|
|
|
|
|
4 |
Негосударственные организации, хранящие фотодокументы |
|
|
|
|
|
|
5 |
Государственные организации хранящие фонодокументы |
|
|
|
|
|
|
6 |
Негосударственные организации, хранящие фонодокументы |
|
|
|
|
|
|
7 |
Государственные организации, хранящие видеодокументы |
|
|
|
|
|
|
8 |
Негосударственные организации, хранящие видеодокументы |
|
|
|
|
|
_____________________________________________________________________ Должность, фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись руководителя __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество (при его наличии), подпись, телефон исполнителя
