Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда   Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 31 июля 2018 года № 17249

В соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан «О государственной статистике» ПРИКАЗЫВАЮ:

Преамбула изложена в новой редакции Приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 г. № 239 (см. редакцию от 15.11.2019 г.) (изменение вводится в действие с 30.08.2022 г.)

1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда.

2. Признать утратившими силу:  

1) приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 «Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликован в газете «Казахстанская правда»                           20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376);

2) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321 «О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 14654, опубликован 20 января 2017 года в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан).

3. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации» для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Исполняющий обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан  Е. Кожагапанов

1. Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Уполномоченный орган в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) осуществляет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда путем ведения единого Государственного фондового каталога.

3. Для проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно до 5 января представляют в уполномоченный орган на бумажном носителе (в одном экземпляре) и в электронной форме:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

4. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля вносит изменения и дополнения в Государственный фондовый каталог на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года до 5 января представляют в уполномоченный орган сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

6. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля на основании представленных сводных паспортов составляет сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: «Паспорт архива».

Индекс формы административных данных: ПА-1.

Периодичность: годовая.

  Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января следующего за отчетным.

           Паспорт архива __________________________________ на «     » 20__ года

                                                     (наименование архива)

Состав и объем архивных документов

	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	

		

			

			
№ п/н 
			
			

			
Показатели 
			
			

			
Количество фондов (штук) 
			
			

			
Количество единиц хранения 
			
			

			
Количество единиц хранения, принятых на временное хранение 
			
		
		

			

			
всего 
			
			

			
в том числе 
			
		
		

			

			
внесенных в описи 
			
			

			
на государственном языке 
			
			

			
учтенных особо ценных 
			
		
		

			

			
1 
			
			

			
2 
			
			

			
3 
			
			

			
4 
			
			

			
5 
			
			

			
6 
			
			

			
7 
			
			

			
8 
			
		
		

			

			
1 
			
			

			
Документы на бумажной основе. Всего 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.1 
			
			

			
Управленческая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.2 
			
			

			
Документы личного происхождения 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.3 
			
			

			
Научно-техническая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.4 
			
			

			
Документы по личному составу 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
2 
			
			

			
Кинодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
3 
			
			

			
Фотодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
4 
			
			

			
Фонодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
5 
			
			

			
Видеодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
6 
			
			

			
Машиночитаемая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
7 
			
			

			
Микроформы на правах подлинника 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
8 
			
			

			
Итого 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
	

Объем единицы учета

	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	

		

			

			
№ п/н 
			
			

			
Показатели 
			
			

			
Количество единиц учета 
			
		
		

			

			
всего 
			
			

			
в том числе внесенных в описи 
			
		
		

			

			
1 
			
			

			
2 
			
			

			
3 
			
			

			
4 
			
		
		

			

			
1 
			
			

			
Кинодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
2 
			
			

			
Фонодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
3 
			
			

			
Видеодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
4 
			
			

			
Машиночитаемая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
	

Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	
		
	
	

		

			

			
№ п/н 
			
			

			
Показатели 
			
			

			
Количество единиц хранения 
			
			

			
Объем страхового фонда 
			
		
		

			

			
скопированных для страхового фонда 
			
			

			
имеющих фонд пользования 
			
			

			
количество кадров негатива (штук) 
			
			

			
количество единиц хранения страхового фонда 
			
		
		

			

			
1 
			
			

			
2 
			
			

			
3 
			
			

			
4 
			
			

			
5 
			
			

			
6 
			
		
		

			

			
1 
			
			

			
Документы на бумажной основе. Всего 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.1 
			
			

			
Управленческая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.2 
			
			

			
Документы личного происхождения 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.3 
			
			

			
Научно-техническая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
1.4 
			
			

			
Документы по личному составу 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
2 
			
			

			
Кинодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
3 
			
			

			
Фотодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
4 
			
			

			
Фонодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
5 
			
			

			
Видеодокументы 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
6 
			
			

			
Машиночитаемая документация 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
7 
			
			

			
Микроформы на правах подлинника 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
			

			


			 
			
		
		

			

			
8 
			
			

			
Итого